Portero, conserje y limpieza: contratar y gestionar al personal

Respuesta directa: tener portero, conserje o limpieza no es obligatorio; es un servicio que la comunidad decide tener (y para ponerlo o quitarlo hacen falta tres quintas partes). Y ojo con lo importante: si contratáis a alguien directamente, la comunidad se convierte en empleadora con todas las obligaciones laborales; si vais por una empresa externa, es una relación mercantil y la empleadora es ella. Elegir bien entre las dos vías te ahorra muchos problemas.

¿Es obligatorio tener portero o conserje?

No existe ninguna ley que obligue a una comunidad a tener portero o conserje. Es un servicio común de interés general que se decide en junta. Por eso, tanto establecerlo como suprimirlo exige el voto favorable de las tres quintas partes del total de propietarios que representen, a su vez, 3/5 de las cuotas de participación (artículo 17.3 de la LPH). No vale la mayoría simple: quitar la portería para ahorrar, o crearla, es una decisión reforzada. Lo tienes en la tabla de mayorías del artículo 17.

Las dos formas de tener el servicio

Aquí está la decisión que lo cambia todo. La comunidad puede cubrir la portería o la limpieza de dos maneras muy distintas:

	Empleado propio	Empresa externa
Tipo de relación	Laboral	Mercantil (contrato de servicios)
Quién es el empleador	La comunidad	La empresa
Obligaciones laborales	Todas (alta SS, nómina, cotización, IRPF, PRL)	Las asume la empresa
Coste	Suele ser más barato	Suele ser más caro
Gestión	Más compleja (eres empresa)	Más sencilla

No hay una opción "buena" universal: las comunidades pequeñas suelen tirar de empresa externa (menos líos), y las grandes con portería de toda la vida mantienen al empleado propio. Lo que no puedes es mezclar churras con merinas, como veremos con el falso autónomo.

Si contratáis directo: la comunidad es empleadora

En cuanto la comunidad contrata a una persona, se convierte en empleadora a todos los efectos, exactamente igual que cualquier empresa. Eso implica:

• Darse de alta como empresa en la Seguridad Social y dar de alta al trabajador.
• Pagar la nómina y las cotizaciones sociales, y retener el IRPF.
• Cumplir el convenio colectivo de empleados de fincas urbanas que corresponda (ahora vemos cuál).
• Aplicar la prevención de riesgos laborales.

¿Quién firma todo esto? El presidente, que representa a la comunidad (es una de sus funciones), normalmente con el apoyo del administrador o una gestoría laboral. Conviene saberlo porque esa condición de empleadora conlleva responsabilidades: si no se cumplen las obligaciones, responde la comunidad, y la gestión recae sobre quien la dirige. Lo enlazamos con la responsabilidad del presidente.

El convenio de empleados de fincas urbanas

El sueldo, la jornada, las vacaciones, los pluses y las funciones del portero o conserje no te los inventas: los fija el convenio colectivo de empleados de fincas urbanas. Y aquí un dato clave que muchos ignoran: no hay un convenio estatal único; son provinciales o autonómicos (Madrid, Cataluña, Sevilla, Valencia, Murcia…) y se actualizan cada cierto tiempo. Tienes que buscar el de tu provincia o comunidad autónoma, publicado en el boletín oficial correspondiente.

Ese convenio define al empleador como el titular de la finca urbana en cualquier régimen (incluida la comunidad de propietarios) y detalla las funciones del empleado: limpieza y conservación del portal, escaleras y zonas comunes, vigilancia y apertura/cierre del portal, manejo de la basura, etc. Si la portería incluye vivienda para el empleado, el convenio también regula cómo computa eso como retribución en especie.

Cuidado con el "falso autónomo"

Una tentación habitual para ahorrar: contratar a alguien "como autónomo" o con un "contrato mercantil" para la limpieza, pero exigiéndole horario fijo, presencia diaria y trabajo bajo las instrucciones de la comunidad. Eso es una relación laboral encubierta. Aunque el papel diga "mercantil", si concurren las notas de dependencia y ajenidad (trabaja en tu organización, con tus medios, sin asumir el riesgo del negocio), legalmente es un trabajador por cuenta ajena. Si la Inspección de Trabajo o el propio empleado lo reclama, la comunidad acaba pagando altas, cotizaciones atrasadas y sanciones. Si quieres una relación mercantil de verdad, contrata a una empresa que organice su trabajo, no a una persona a la que diriges tú.

La subrogación: el lío al cambiar de empresa de limpieza

Si tenéis una empresa de limpieza y queréis cambiar a otra, entra en juego la subrogación: por el convenio del sector de limpieza de edificios y locales, la empresa entrante suele estar obligada a quedarse con el trabajador de la empresa saliente. La comunidad, como mera receptora del servicio, está al margen de ese traspaso.

Ahora el matiz valioso: si la comunidad decide dejar la empresa y contratar personal propio (internalizar la limpieza), no está obligada a subrogar al trabajador de la antigua contrata, porque la comunidad no es una empresa mercantil y no hay sucesión de empresa. Es una vía perfectamente legal para reorganizar el servicio, confirmada por los tribunales, aunque conviene asesorarse antes de darla.

Despedir al portero o conserje

La comunidad, como empleadora, puede despedir, pero con causa y con coste:

• Despido objetivo (por ejemplo, si se suprime el servicio de portería por acuerdo de junta): 20 días de salario por año trabajado, con un máximo de 12 mensualidades (artículo 53 del Estatuto de los Trabajadores).
• Despido disciplinario (incumplimientos graves del trabajador): sin indemnización si se declara procedente, pero hay que probarlo bien.
• Despido improcedente (mal hecho o sin causa acreditada): 33 días por año, hasta 24 mensualidades (artículo 56).

La decisión de despedir, sobre todo si va ligada a suprimir el servicio, debe respaldarla la junta (recuerda: suprimir la portería es un acuerdo de 3/5). Un despido decidido por el presidente "por su cuenta" y mal documentado es la receta perfecta para una improcedencia cara.

Quién paga y quién decide

El coste del personal —nóminas, cotizaciones, la empresa de limpieza— es un gasto común ordinario que se reparte entre todos los propietarios por su coeficiente de participación y va en el presupuesto anual. Crear o suprimir el servicio es cosa de la junta por 3/5; la gestión del día a día (contratar la sustitución de vacaciones, tratar con la empresa) la lleva el presidente con el administrador.

En resumen

Tener portero, conserje o limpieza es opcional, y ponerlo o quitarlo exige 3/5 (art. 17.3 de la LPH). Si contratáis directo, la comunidad es empleadora: alta en la Seguridad Social, nóminas, cotizaciones y el convenio de fincas urbanas de tu provincia/CCAA. Si vais por empresa externa, es relación mercantil y más sencilla, pero cuidado con la subrogación al cambiar de empresa (y con el falso autónomo, que sale carísimo). Despedir cuesta 20 días/año (objetivo) o 33 días/año (improcedente), y conviene que lo respalde la junta.