Portero, conserje y limpieza: contratar y gestionar al personal

Respuesta directa: la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) exige tres quintas partes para establecer o suprimir portería, conserjería o vigilancia. No conviene trasladar esa cifra automáticamente a cualquier contrato ordinario de limpieza: hay que distinguir entre crear o suprimir un servicio común de interés general y gestionar el mantenimiento ya presupuestado. Si contratáis a alguien directamente, la comunidad se convierte en empleadora; con una empresa externa, la empleadora es ella.

¿Es obligatorio tener portero o conserje?

No existe ninguna ley que obligue a una comunidad a tener portero o conserje. Es un servicio común de interés general que se decide en junta. Por eso, tanto establecerlo como suprimirlo exige el voto favorable de las tres quintas partes del total de propietarios que representen, a su vez, 3/5 de las cuotas de participación (artículo 17.3 de la LPH). No vale la mayoría simple: quitar la portería para ahorrar, o crearla, es una decisión reforzada. Lo tienes en la tabla de mayorías del artículo 17.

La limpieza ordinaria merece un matiz. El artículo 17.3 incluye también «otros servicios comunes de interés general», pero contratar o renovar la empresa que ejecuta una limpieza ya existente puede ser gestión del servicio y del presupuesto, no necesariamente su establecimiento o supresión. Si el acuerdo cambia de forma sustancial el servicio, identifica primero su objeto y revisa título y estatutos antes de fijar la mayoría.

Las dos formas de tener el servicio

Aquí está la decisión que lo cambia todo. La comunidad puede cubrir la portería o la limpieza de dos maneras muy distintas:

	Empleado propio	Empresa externa
Tipo de relación	Laboral	Mercantil (contrato de servicios)
Quién es el empleador	La comunidad	La empresa
Obligaciones laborales	Todas: alta en la Seguridad Social, nómina, cotización, retenciones del impuesto sobre la renta (IRPF) y prevención de riesgos laborales	Las asume la empresa
Coste	Suele ser más barato	Suele ser más caro
Gestión	Más compleja (eres empresa)	Más sencilla

No hay una opción "buena" universal: las comunidades pequeñas suelen tirar de empresa externa (menos líos), y las grandes con portería de toda la vida mantienen al empleado propio. Lo que no puedes es mezclar churras con merinas, como veremos con el falso autónomo.

Si contratáis directo: la comunidad es empleadora

En cuanto la comunidad contrata a una persona, se convierte en empleadora a todos los efectos, exactamente igual que cualquier empresa. Eso implica:

• Darse de alta como empresa en la Seguridad Social y dar de alta al trabajador.
• Pagar la nómina y las cotizaciones sociales, y retener el IRPF.
• Cumplir el convenio colectivo de empleados de fincas urbanas que corresponda (ahora vemos cuál).
• Aplicar la prevención de riesgos laborales.

¿Quién firma todo esto? El presidente, que representa a la comunidad (es una de sus funciones), normalmente con el apoyo del administrador o una gestoría laboral. Conviene saberlo porque esa condición de empleadora conlleva responsabilidades: si no se cumplen las obligaciones, responde la comunidad, y la gestión recae sobre quien la dirige. Lo enlazamos con la responsabilidad del presidente.

El convenio de empleados de fincas urbanas

El sueldo, la jornada, las vacaciones, los pluses y las funciones del portero o conserje no te los inventas: los fija el convenio colectivo de empleados de fincas urbanas. Y aquí un dato clave que muchos ignoran: no hay un convenio estatal único; son provinciales o autonómicos (Madrid, Cataluña, Sevilla, Valencia, Murcia…) y se actualizan cada cierto tiempo. Tienes que buscar el de tu provincia o comunidad autónoma, publicado en el boletín oficial correspondiente.

Ese convenio define al empleador como el titular de la finca urbana en cualquier régimen (incluida la comunidad de propietarios) y detalla las funciones del empleado: limpieza y conservación del portal, escaleras y zonas comunes, vigilancia y apertura/cierre del portal, manejo de la basura, etc. Si la portería incluye vivienda para el empleado, el convenio también regula cómo computa eso como retribución en especie.

Cuidado con el "falso autónomo"

Una tentación habitual para ahorrar: contratar a alguien "como autónomo" o con un "contrato mercantil" para la limpieza, pero exigiéndole horario fijo, presencia diaria y trabajo bajo las instrucciones de la comunidad. Eso es una relación laboral encubierta. Aunque el papel diga "mercantil", si concurren las notas de dependencia y ajenidad (trabaja en tu organización, con tus medios, sin asumir el riesgo del negocio), legalmente es un trabajador por cuenta ajena. Si la Inspección de Trabajo o el propio empleado lo reclama, la comunidad acaba pagando altas, cotizaciones atrasadas y sanciones. Si quieres una relación mercantil de verdad, contrata a una empresa que organice su trabajo, no a una persona a la que diriges tú.

La subrogación: el lío al cambiar de empresa de limpieza

Si tenéis una empresa de limpieza y queréis cambiar a otra, entra en juego la subrogación. El artículo 17 del convenio sectorial estatal regula el paso del personal a la nueva contratista cuando se cumplen sus condiciones; además hay que revisar el convenio provincial o autonómico y la documentación exigida. La comunidad, como cliente, no debe prometer que el trabajador queda fuera: la empresa entrante tiene que analizar la subrogación antes del cambio.

Si la comunidad decide dejar la empresa y prestar el servicio con personal propio, no existe una respuesta automática. Puede no haber subrogación convencional en ciertos supuestos, pero puede operar el artículo 44 del Estatuto si se transmite una entidad económica que mantiene su identidad, y el convenio aplicable puede añadir reglas. Que la comunidad no sea una sociedad mercantil no basta para descartar la sucesión. Antes de internalizar, hay que revisar la plantilla, los medios transmitidos y el convenio territorial con asesoramiento laboral.

Despedir al portero o conserje

La comunidad, como empleadora, puede despedir, pero con causa y con coste:

• Despido objetivo: solo si concurre y se acredita una causa del artículo 52 y se cumplen las formas del artículo 53; la indemnización es de 20 días de salario por año, con un máximo de 12 mensualidades. El acuerdo de suprimir la portería no convierte por sí solo el cese en procedente.
• Despido disciplinario (incumplimientos graves del trabajador): sin indemnización si se declara procedente, pero hay que probarlo bien.
• Despido improcedente (mal hecho o sin causa acreditada): 33 días por año, hasta 24 mensualidades (artículo 56).

La decisión de despedir, sobre todo si va ligada a suprimir el servicio, debe respaldarla la junta (recuerda: suprimir la portería es un acuerdo de 3/5). Un despido decidido por el presidente "por su cuenta" y mal documentado es la receta perfecta para una improcedencia cara.

Quién paga y quién decide

El coste del personal —nóminas, cotizaciones, empresa de limpieza— es un gasto común ordinario que se distribuye conforme al título, los estatutos y la regla aplicable, normalmente por coeficiente, y va en el presupuesto anual. Crear o suprimir portería, conserjería o vigilancia exige 3/5; la mayoría de otros acuerdos dependerá de qué se decide realmente. La gestión diaria corresponde a los órganos de la comunidad dentro del presupuesto y de los acuerdos adoptados.

En resumen

Establecer o suprimir portería, conserjería o vigilancia exige 3/5 (art. 17.3 LPH); no apliques esa cifra sin más a toda decisión ordinaria de limpieza. Si contratáis directo, la comunidad es empleadora y asume Seguridad Social, retenciones, prevención y convenio. Con empresa externa, revisad la subrogación antes de cambiar o internalizar. Los 20 días/año exigen una causa objetiva acreditada; si el despido es improcedente, la referencia general es 33 días/año hasta 24 mensualidades.