Cómo cambiar de administrador de fincas sin líos: pasos, mayoría y las dos trampas

Cambiar de administrador de fincas es una decisión de la junta de propietarios, y se aprueba por mayoría simple (artículo 14.a de la LPH). No necesitas demostrar que ha hecho nada grave: es una relación de confianza, así que basta con que la comunidad no quiera seguir con él. Lo más limpio es no renovarlo al acabar su mandato anual y nombrar a otro en la misma junta.

Dicho esto, hay dos trampas que casi ningún sitio te cuenta porque los escriben administradores que quieren ser el nuevo: el contrato que firmasteis y el traspaso de la documentación. Si las controlas, el cambio es sencillo.

Quién decide y qué mayoría hace falta

La ley es clara: corresponde a la junta "nombrar y remover a las personas que ejerzan los cargos... y resolver las reclamaciones que los titulares formulen contra su actuación" (artículo 14.a). El administrador no se cambia solo, ni lo cambia el presidente por su cuenta: lo cambia la comunidad reunida en junta.

La mayoría es la simple del artículo 17.7 (los "demás acuerdos"): no es unanimidad ni tres quintos, basta la mayoría de propietarios y cuotas, o en segunda convocatoria la mayoría de los asistentes que represente más de la mitad de las cuotas presentes. Si tienes dudas sobre cómo se cuenta, lo tienes desglosado en qué mayoría necesito para cada acuerdo.

Y un punto que tranquiliza al presidente novato: no hace falta justa causa. El artículo 13.7 permite remover al cargo antes de que acabe su mandato por acuerdo de la junta, y al acabar el año (la duración por defecto, salvo estatutos) basta con no renovarlo.

Paso a paso para cambiarlo sin líos

Paso	Qué hacer
1. Convocar junta	El presidente convoca; si no quiere, lo puede pedir el 25% de propietarios o cuotas (art. 16.1)
2. Orden del día	Incluir expresamente "cese del administrador actual y nombramiento de nuevo administrador"
3. Tener alternativas	Llevar a la junta dos o tres presupuestos de recambio para no quedar sin gestión
4. Votar	Mayoría simple (art. 17.7); el acta recoge el cese, el nuevo nombramiento y la fecha de efectos
5. Notificar al saliente	Comunicarle el cese por burofax adjuntando el acta
6. Traspaso	Coordinar entrega de documentación, claves bancarias y gestiones pendientes con fecha exacta

El paso 3 es el que más se olvida: si cesas sin tener recambio, la comunidad se queda sin nadie llevando las cuentas, los recibos y los pagos. Lleva las propuestas a la misma junta y aprueba el nombramiento condicionado al cese.

Trampa 1: el cargo no es lo mismo que el contrato

Aquí está el matiz honesto. La LPH te deja remover el cargo cuando quieras (art. 13.7). Pero con muchos administradores firmasteis además un contrato de servicios con una duración o un preaviso. Una cosa es la figura legal del cargo y otra el contrato mercantil.

¿Qué significa en la práctica? Que puedes cesarlo en junta sin problema, pero si el contrato tenía un plazo pendiente y lo rompes antes de tiempo sin causa, el administrador podría reclamar una indemnización por la parte que quedaba. Por eso conviene:

• Revisar el contrato antes de la junta: ¿tiene duración fija? ¿exige preaviso (por ejemplo, uno o dos meses)?
• Hacer coincidir el cambio con el fin del mandato/contrato, cuando es posible: ahí no hay nada que indemnizar.
• Si hay que cesarlo antes por un incumplimiento serio, documentar la causa (cuentas sin presentar, opacidad, gestión negligente), porque eso refuerza el cese sin indemnización.

No es para asustarse: la mayoría de contratos son anuales y renovables, y dejarlo correr hasta el final suele ser la salida más barata.

Trampa 2: el traspaso de la documentación

La otra fricción típica es que el saliente se demore o se resista a entregar la documentación. No puede: el artículo 20.e le obliga a custodiar la documentación a disposición de los titulares, lo que incluye traspasarla cuando deja el cargo. Debe entregar, al menos:

• El libro de actas y los estatutos.
• Las cuentas y los justificantes (contratos, facturas, recibos).
• El acceso a la cuenta bancaria de la comunidad y los saldos.
• Los contratos vigentes con proveedores y seguros.
• Las gestiones pendientes (siniestros, morosos, subvenciones).

Si se resiste, requiérelo por burofax adjuntando el acta del cese y dándole un plazo. Si aun así no entrega, la comunidad puede reclamarlo judicialmente y, si su bloqueo causa un perjuicio, exigir daños. Que tengas derecho a esa documentación no es opcional: lo desarrollamos en tengo derecho a ver las cuentas y facturas de mi comunidad.

El mejor momento: la junta ordinaria

Si puedes elegir, cambia de administrador en la junta ordinaria anual, cuando toca aprobar cuentas y presupuesto y suele expirar el mandato. Ahí el cambio es casi sin coste: no renuevas, nombras a otro y listo. Reservas la junta extraordinaria para cuando el problema es grave y no puede esperar al final del año.

Antes de decidir el recambio, compara presupuestos mirando qué incluye cada uno, no solo el precio —lo ves en cuánto cobra un administrador de fincas— y ten claro qué le vas a poder exigir por ley, que es justo lo que repasamos en las obligaciones del administrador.

En resumen

Cambiar de administrador es fácil en lo legal: lo decide la junta por mayoría simple y no necesitas justa causa. Lo que de verdad te puede liar es el contrato (cuidado con la indemnización si lo rompes antes de plazo) y el traspaso de documentación (es obligatorio; exígelo por escrito). Hazlo coincidir con el fin del mandato, lleva recambio a la junta y deja la fecha de efectos por escrito en el acta.