Obligaciones del administrador de fincas: qué puedes exigirle (y qué hacer si falla)

El administrador de fincas tiene seis funciones marcadas por la ley (artículo 20 de la LPH): velar por el edificio, preparar el presupuesto, atender la conservación, ejecutar los acuerdos de obras y los pagos, hacer de secretario y custodiar la documentación. Eso es lo que le puedes exigir por ley. Todo lo demás —el detalle del día a día— depende del contrato que firméis.

Y un matiz que casi nadie te cuenta: el administrador gestiona, no manda. No decide obras, ni cuotas, ni derramas. Eso lo decide la junta. Si lo hace mal, la comunidad puede cesarlo en junta sin tener que montar un juicio.

Las seis obligaciones legales, en cristiano

El artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal es escueto. Estas son sus seis funciones y lo que significan para ti:

Lo que dice la ley (art. 20)	Qué le puedes exigir en la práctica
a) Velar por el buen régimen de la casa, instalaciones y servicios, y advertir a los propietarios	Que vigile el edificio y avise de problemas e incumplimientos
b) Preparar y someter a la junta el plan de gastos previsibles	Que lleve a la junta un presupuesto anual realista
c) Atender la conservación y disponer las reparaciones urgentes, dando cuenta al presidente	Que actúe ante una urgencia y te informe enseguida
d) Ejecutar los acuerdos de obras y efectuar pagos y cobros	Que cumpla lo aprobado, pague a proveedores y cobre las cuotas
e) Actuar como secretario y custodiar la documentación a disposición de los titulares	Que guarde actas, contratos y facturas y te las deje consultar
f) Las demás atribuciones que le confiera la junta	Lo que le encarguéis expresamente por acuerdo

Fíjate en la última: el apartado f) deja claro que el resto de tareas se las da la junta. La ley fija un mínimo; vosotros ampliáis el encargo.

Lo que NO le corresponde al administrador

Aquí está la confusión más habitual, y la que más disgustos da al presidente novato. El administrador ejecuta lo que decide la comunidad; no decide por ella. No le corresponde:

• Aprobar una obra importante o una mejora por su cuenta.
• Fijar las cuotas o imponer una derrama sin acuerdo de junta.
• Modificar los estatutos o el reparto de gastos.
• Cesar al presidente o nombrar cargos.
• Sancionar a un vecino o demandar en nombre de la comunidad sin acuerdo.

La única excepción es la del apartado c): ante una reparación urgente (una bajante reventada, un ascensor parado, una fuga), puede disponer la actuación sin esperar a la junta, pero está obligado a dar cuenta de inmediato al presidente o a los propietarios. Para todo lo demás, quien decide es la junta y quien la representa es el presidente.

¿Tiene que ser un profesional colegiado?

No necesariamente. El artículo 13.6 de la LPH permite que el cargo de administrador lo ejerza cualquier propietario de la comunidad, una persona física con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida, o empresas y otras personas jurídicas. También permite acumular en una misma persona los cargos de secretario y administrador, o nombrarlos por separado.

Dicho de otro modo: una comunidad pequeña puede autoadministrarse con un vecino haciendo de administrador, y una grande puede contratar a un profesional o a una empresa. La ley no impone contratar a nadie de fuera; lo decide la comunidad según le convenga.

Obligación legal vs lo que pone tu contrato

Esta es la parte honesta que los blogs de administradores suelen pasar de puntillas. El artículo 20 es un mínimo muy básico. La mayoría de lo que esperas de un buen administrador —contabilidad detallada y al día, reclamar a los morosos, atender el teléfono, hacer varias visitas, gestionar siniestros con el seguro, llevar las subvenciones— no está escrito como obligación legal: está (o debería estar) en el contrato de servicios que firmáis con él.

Por eso conviene tener ese contrato por escrito y claro. Si solo te apoyas en la ley, le puedes exigir poco más que el presupuesto, las urgencias, los pagos y la custodia de papeles. Lo que de verdad marca la diferencia entre un administrador bueno y uno malo se pacta. Antes de contratar, compara presupuestos mirando qué incluye cada uno, no solo el precio (lo vemos en cuánto cobra un administrador de fincas).

Una obligación legal que sí puedes exigirle siempre, esté o no en el contrato, es la del apartado e): custodiar la documentación a disposición de los titulares. Si te niega sistemáticamente ver las cuentas y facturas, está incumpliendo la ley; te explicamos cómo reclamarlo en tengo derecho a ver las cuentas de mi comunidad.

Qué hacer si el administrador incumple

Si el administrador no hace su trabajo, tienes una escalera de medidas, de la más suave a la más contundente:

1. Reclámalo por escrito. Un correo o burofax al administrador dejando constancia del incumplimiento concreto (no pasa cuentas, no convoca, no responde) y dándole un plazo. Muchas veces se arregla aquí.
2. Llévalo a la junta. Si no reacciona, el asunto se incluye en el orden del día de una junta. Es el órgano que lo nombró y el único que puede tomar decisiones sobre él.
3. Cesarlo. La junta puede removerlo de su cargo antes de que acabe su mandato por acuerdo adoptado en junta (artículo 13.7 de la LPH). Al ser una relación de confianza, basta normalmente la mayoría simple y no hace falta demostrar una falta grave: si no convence, no se le renueva o se le cesa. Después se nombra a otro o se cambia de administrador.
4. Reclamar daños. Si su mala gestión ha causado un perjuicio económico real a la comunidad (un recargo de Hacienda, un siniestro mal tramitado, un dinero que no se cobró), se le pueden reclamar daños y perjuicios.
5. Queja al colegio profesional. Si está colegiado, puedes presentar una queja ante su colegio de administradores de fincas por una mala praxis.

La gran ventaja de la comunidad frente a otros contratos es justo esa: para apartar a un mal administrador no necesitas un juicio, te basta con una junta.

En resumen

Por ley le puedes exigir las seis funciones del artículo 20: vigilancia, presupuesto, conservación y urgencias, ejecución de acuerdos con sus pagos y cobros, secretaría y custodia de documentos. Lo demás se pacta en el contrato, así que fírmalo claro. Y recuerda lo esencial: el administrador ejecuta, la junta decide. Si falla, la comunidad puede cesarlo en junta sin tener que demostrar nada extraordinario.