Secretario, vicepresidente y vocales: quién hace qué en la comunidad (y qué no es un cargo legal)

La comunidad tiene cuatro órganos de gobierno según la ley (artículo 13.1 de la LPH): la junta de propietarios, el presidente (con vicepresidentes si se quiere), el secretario y el administrador. El presidente es obligatorio; el resto se reparten con flexibilidad y, de hecho, por defecto los asume el propio presidente.

¿Y los vocales? Aquí está la sorpresa: el vocal no es un cargo de la Ley de Propiedad Horizontal. Solo existe si los estatutos de tu comunidad lo crean, y aun así no tiene funciones legales propias. Te lo aclaramos todo.

Quién es cargo legal y quién no

Figura	¿La regula la ley?	¿Obligatoria?	Qué hace
Presidente	Sí (art. 13.2/13.3)	Sí	Representa a la comunidad y ejecuta los acuerdos
Vicepresidente	Sí (art. 13.4)	No	Sustituye y asiste al presidente
Secretario	Sí (art. 13.5/13.6)	El cargo, sí; lo asume el presidente salvo acuerdo	Levanta acta, notifica y custodia documentos
Administrador	Sí (art. 13.5/13.6)	El cargo, sí; lo asume el presidente salvo acuerdo	Gestiona cuentas, pagos, conservación
Vocal	No	No	Solo lo que digan los estatutos; sin función legal propia

El secretario: qué hace de verdad

El secretario es quien levanta acta de las juntas, notifica convocatorias y acuerdos a los propietarios y custodia la documentación de la comunidad. El acta, una vez cerrada, la firman el presidente y el secretario (artículo 19), y el libro de actas debe conservarse durante cinco años (artículo 19.4).

¿Quién ocupa el cargo? Por defecto, el propio presidente: el artículo 13.5 establece que las funciones de secretario y administrador las ejerce el presidente, salvo que los estatutos o la junta por acuerdo mayoritario dispongan proveer esos cargos por separado. La junta puede acordar que el secretario sea otro propietario o un profesional externo con cualificación reconocida (artículo 13.6). Lo habitual en muchas comunidades es que el secretario y el administrador sean la misma persona: el secretario-administrador.

El vicepresidente: el suplente del presidente

El vicepresidente es un cargo facultativo (artículo 13.4): puede haberlo o no. Se nombra por el mismo procedimiento que el presidente y su papel es claro: "sustituir al presidente en los casos de ausencia, vacante o imposibilidad de éste, así como asistirlo en el ejercicio de sus funciones en los términos que establezca la Junta de propietarios".

En la práctica, viene bien en comunidades grandes o cuando el presidente viaja o se ausenta a menudo. Si nadie quiere el puesto o la comunidad es pequeña, no pasa nada por no nombrarlo.

¿Y los vocales? La verdad que casi nadie te cuenta

Es muy común oír hablar de "los vocales de la comunidad", e incluso encontrarás webs que les atribuyen funciones importantes. Cuidado: algunas llegan a decir que el vocal "representa legalmente a la comunidad", y eso es falso. A la comunidad solo la representa el presidente (artículo 13.3).

La realidad legal es sencilla: la Ley de Propiedad Horizontal no menciona a los vocales entre los órganos de gobierno. Por tanto:

• El vocal no es un cargo obligatorio ni existe por defecto.
• Solo tiene sentido si los estatutos de tu comunidad lo crean, normalmente como colaborador del presidente o representante de un portal o escalera.
• No firma actas, no representa a la comunidad y no tiene responsabilidad legal propia por el hecho de ser vocal.
• Es, como mucho, una figura de ayuda interna: hace de enlace entre los vecinos y el presidente, pero sin poderes propios.

Dicho de otro modo: nombrar vocales puede ser útil para organizarse en un edificio grande, pero no traslada ninguna competencia legal. Quien decide es la junta; quien representa y ejecuta es el presidente.

Cómo repartir los cargos sin líos

• El presidente es obligatorio y se nombra entre los propietarios (art. 13.2). El resto es flexible.
• Por defecto, el presidente hace también de secretario y administrador. Si la comunidad prefiere separarlos, lo acuerda en junta y lo deja en el acta (art. 13.5).
• Podéis acumular secretario + administrador en una sola persona o nombrarlos por separado (art. 13.6); pueden ser un vecino o un profesional.
• Si queréis un vicepresidente o vocales de apoyo, nombradlos por acuerdo y dejad claro en el acta o en los estatutos qué se espera de ellos, sabiendo que no asumen competencias legales propias.

En resumen

Los cargos legales de la comunidad son cuatro: presidente (obligatorio), vicepresidente (opcional), secretario y administrador (los asume el presidente salvo que la junta los separe). El vocal no es un cargo de la ley: solo existe si los estatutos lo crean y nunca representa a la comunidad ni firma actas. Reparte los papeles por acuerdo de junta y déjalo por escrito; así cada uno sabe qué le toca y qué no puede hacer.