Constituir una comunidad de propietarios desde cero: pasos y coste real

Constituir una comunidad de propietarios no es un trámite caro ni complicado: en lo esencial es celebrar una primera junta, nombrar cargos, abrir una cuenta, sacar el NIF en Hacienda y legalizar el libro de actas. El gasto propio del trámite se mide en decenas de euros, no en cientos. Lo contamos paso a paso, sin la jerga de las gestorías que te lo quieren cobrar como si fuera una odisea.

Antes de empezar, una aclaración que ahorra muchos líos: una cosa es la división horizontal del edificio y otra constituir la comunidad. Vamos con las dos.

Primero: ¿existe la división horizontal?

La división horizontal es la escritura que divide el edificio en pisos y locales independientes, cada uno con su coeficiente de participación (artículo 5 de la LPH y artículo 396 del Código Civil). La otorga ante notario el promotor o el propietario único al vender por pisos, y se inscribe en el Registro de la Propiedad.

Lo primero, por tanto, es comprobar en el Registro si vuestro edificio ya tiene división horizontal (lo normal en edificios de pisos). Si la tiene, ya tenéis los coeficientes fijados y solo falta organizar la comunidad. Si no existe (un edificio antiguo de un solo dueño que se reparte, por ejemplo), habrá que otorgarla antes, y ahí sí entran notario y registro.

La comunidad existe aunque no la hayáis "montado"

Un matiz importante: si vuestro edificio reúne los requisitos del artículo 396 del Código Civil (varios propietarios con elementos comunes), la Ley de Propiedad Horizontal os aplica aunque no hayáis otorgado el título constitutivo (artículo 2.b de la LPH). Es decir, la comunidad existe a efectos legales desde que hay más de un propietario. "Constituirla" es dotarla de los órganos y las herramientas para funcionar (cargos, NIF, cuenta, seguro). Si vivís en un edificio que nunca se organizó, mira también la guía de edificio sin comunidad constituida.

Los pasos para constituirla

1. Convocar la primera junta (junta constituyente)

Lo habitual es que la convoque el promotor cuando entrega el edificio. Si no lo hace, pueden promoverla los propios propietarios: basta con que lo impulsen quienes representen, al menos, la cuarta parte de los propietarios o el 25% de las cuotas. Convocadla por escrito, con orden del día, y dejando constancia de la entrega a todos.

2. Nombrar los cargos

En esa junta se nombran los órganos de gobierno (artículo 13 de la LPH): como mínimo el presidente (obligatorio, entre los propietarios). El secretario y el administrador puede ejercerlos el propio presidente, salvo que decidáis nombrarlos aparte. En comunidades pequeñas, lo normal es acumular cargos para ahorrar.

3. Fijar las cuotas y abrir una cuenta

Acordad la cuota que pagará cada propietario para los gastos corrientes (luz del portal, limpieza, seguro), repartida según el coeficiente, y abrid una cuenta bancaria a nombre de la comunidad, separada de las personales. Para abrirla necesitaréis el NIF (paso 5).

4. Aprobar (si queréis) los estatutos y normas

Los estatutos no son obligatorios, pero conviene tenerlos para regular lo que la ley deja abierto (usos, exenciones de gastos a los locales, normas propias). A falta de estatutos, manda directamente la LPH. Las normas de régimen interno (horarios, uso de zonas comunes) se aprueban por mayoría simple y son más fáciles de cambiar.

5. Sacar el NIF en Hacienda

La comunidad es un sujeto con obligaciones fiscales, así que necesita NIF. Se solicita presentando en la Agencia Tributaria la declaración censal (modelo 036 o 037), acompañada del nombramiento del presidente, su DNI y la escritura de división horizontal. Es gratuito y es imprescindible para abrir la cuenta y contratar suministros y seguros a nombre de la comunidad.

6. Legalizar el libro de actas

Toda comunidad lleva un libro de actas donde se recogen los acuerdos. Se compra en blanco y se legaliza en el Registro de la Propiedad donde está inscrita la finca. El coste del trámite es pequeño (unas decenas de euros). A partir de ahí, cada junta termina en un acta firmada por presidente y secretario.

7. Contratar el seguro y crear un pequeño fondo

No es un requisito de "constitución", pero sí lo primero que debéis hacer al echar a andar: un seguro del edificio (responsabilidad civil y daños) y dotar el fondo de reserva obligatorio. Te lo contamos en la guía del fondo de reserva.

Cuánto cuesta de verdad

Concepto	Coste orientativo
NIF en Hacienda (modelo 036/037)	Gratuito
Libro de actas + legalización en el Registro	Unas decenas de euros
Otorgar/modificar la división horizontal (si no existe)	Notario + registro (variable)
Administrador de fincas (opcional)	Solo si lo contratáis

La constitución en sí es barata. Lo que cuesta es el funcionamiento posterior (seguro, mantenimiento, suministros), que es inevitable tengáis o no la comunidad "montada".

Errores frecuentes al constituirla

• Confundir división horizontal con constitución: son cosas distintas; comprueba primero qué tienes en el Registro.
• No sacar el NIF: sin él no podéis abrir cuenta ni contratar a nombre de la comunidad.
• No legalizar el libro de actas: sin libro legalizado, vuestros acuerdos quedan más débiles ante un conflicto o una venta.
• Copiar unos estatutos de internet sin más: o los adaptáis a vuestro caso, o mejor confiad en la LPH, que ya cubre lo básico.

En resumen

Constituir una comunidad es, sobre todo, organizarse: una primera junta para nombrar presidente, fijar cuotas y abrir cuenta; el NIF gratuito en Hacienda; y el libro de actas legalizado en el Registro por unas pocas decenas de euros. La comunidad ya os aplica legalmente desde que sois varios propietarios (artículo 2.b de la LPH); constituirla solo le pone las herramientas para funcionar. Si sois cuatro o menos, podéis simplificar aún más: lo vemos en comunidades pequeñas de 2 a 4 vecinos.